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La semaine de 4 jours: mode d’emploi pour une solution pro-diversité et inclusion?

La semaine de 4 jours: mode d’emploi pour une solution pro-diversité et inclusion?

Travail

Certaines idées se répandent au sein des entreprises et favorisent l’inclusion au passage. C’est le cas de la semaine de 4 jours, que Kolegz annonçait récemment offrir à tou·te·s ses employé·e·s – tout comme Buffer, MAIN, Montréal inc. ou Osedea l’ont fait dans la dernière année, que ce soit temporairement ou non. Chacune de ces organisations a opté pour la semaine de 4 jours pour des raisons qui lui sont propres et avec des modalités différentes, bref en harmonie avec leur réalité. Pour que vous puissiez vous aussi explorer le concept, nous vous avons concocté un mode d’emploi, de l’idéation jusqu’au retour sur l’expérience.
 

Pourquoi opter pour la semaine de 4 jours

 

Les chemins menant à la semaine de 4 jours sont multiples. Buffer, MAIN et Montréal inc. mentionnent toutes la pandémie et le stress qui en découle. Liette Lamonde, directrice générale chez Montréal Inc., le rappelle avec justesse:

«Le contexte de la pandémie [pèse] lourd sur le moral des troupes»

 
Ainsi, vous pouvez choisir cette option si vous avez à cœur la santé mentale de vos employé·e·s et souhaitez mettre en place des conditions favorables pour leur éviter l’épuisement professionnel. Par exemple, déjà en avril 2020, 41% des travailleur·se·s de Buffer se sentaient distrait·e·s ou anxieux·se·s. La semaine de 4 jours est alors une manière d’octroyer davantage de disponibilité mentale à vos employé·e·s, de «donner du temps à chacun pour s’occuper de sa famille, se consacrer à un projet personnel ou simplement reprendre le dessus sur la vie», comme le mentionne Ivana Markovic de Osedea.

«C’est quand on décroche qu’on peut être le plus imaginatif». C’est ce qui a mené Marianne Lemay, présidente chez Kolegz, à implanter la semaine de 4 jours dans son entreprise. Elle souhaitait «laisser de la place à la créativité» nécessaire pour la réalisation de ses activités. La journée supplémentaire passée loin du bureau permet, à son avis, de prendre une distance qui, en fin de compte, est bénéfique pour l’employeur.

Tant Osedea que Kolegz indiquent que la semaine de 4 jours est par ailleurs un argument non négligeable auprès des candidat·e·s potentiel·le·s, qu’il s’agisse des jeunes ou des seniors. Elle s’ajoute aux autres stratégies de conciliation vie personnelle-vie professionnelle, par exemple, ou bien répond aux besoins de certain·e·s neurodivergent·e·s. L’implanter est donc un moyen de rejoindre un plus grand bassin de candidat·e·s et de contrer la pénurie de main-d’œuvre, tout en faisant la part belle à l’inclusion de différents profils aux réalités distinctes.

Comment mettre en place la semaine de 4 jours

 

Charge de travail et heures travaillées

 
La première question à se poser concerne la charge de travail. Est-ce que la même quantité de travail doit être réalisée en 4 jours? Kolegz, par exemple, a décidé d’adapter la charge de travail au nombre réduit de jours travaillés, alors que MAIN a choisi de maintenir la même charge de travail.

Cette question est importante, parce que les bénéfices de la journée de répit peuvent s’évaporer comme neige au soleil si l’employé·e est surchargé·e ou épuisé·e les journées où il ou elle travaille. Évidemment, il est également possible que de rester concentré·e plus longtemps sans interruption compense la journée perdue. C’est propre à chacun·e. Par exemple, un·e neurodivergent·e pourrait être plus aisément en surcharge s’il est impossible d’avoir un répit, ou alors un parent pourrait être dans l’incapacité d’augmenter ses heures journalières pour condenser en 4 jours sa semaine de travail.

L’autre aspect à prendre en compte est les éventuelles heures facturables. Une journée de moins dans la semaine peut signifier une baisse de revenus pour l’entreprise. Il s’agit alors d’évaluer si les avantages sont plus grands que cet inconvénient.

Dans tous les cas, les attentes doivent être claires et décidées à l’avance, à la fois pour pouvoir planifier les livrables que pour s’assurer que l’on est équitable envers tou·te·s.

 

Salaire et alternatives

 
Un élément étroitement lié au premier est le salaire. En effet, si la charge de travail est réduite, est-ce que le salaire doit suivre? Certains, comme Kolegz, ont opté pour un salaire proportionnel, tandis que d’autres comme Osedea ont préféré conserver le salaire d’origine.

Ce dont il est question, en réalité, c’est de l’équité interne. Ce n’est pas tout le monde qui désire travailler 4 jours sur 5. Par exemple, Kolegz a réalisé que ce n’était pas tou·te·s ses candidat·e·s qui souhaitaient une semaine de 4 jours et que certain·e·s veulent s’investir dans leur emploi. Du côté d’Osedea, Ivana Markovic signale que «70% de l’équipe préfère la semaine de 4 jours à une augmentation salariale de 10%». Or, ceux et celles qui font le choix de travailler à temps plein doivent avoir un avantage équivalent.

Autrement dit, implanter la semaine de 4 jours sans prévoir la possibilité de ne pas s’en prévaloir est contre-productif et va à l’encontre de ses valeurs d’inclusion.

 
Chez Kolegz, le salaire est donc lié au nombre moindre de jours travaillés, alors que Osedea réfléchit à une hausse salariale pour les personnes préférant le temps plein. La différence entre les deux est minime : Kolegz abaisse le salaire des employé·e·s à temps partiel, tandis qu’Osedea augmentera peut-être celui des individus à temps plein. Le résultat est le même.

Ce qui est important, c’est de s’adapter au choix des employé·e·s et de leur offrir plusieurs possibilités de valeur équivalente. Chacun·e pourra alors prendre une décision en fonction de ses besoins.

Choix de la journée de répit

 
L’idéal du point de vue de la flexibilité, bien sûr, est que chacun·e puisse choisir la journée de répit qui lui convienne. C’est notamment le cas chez Kolegz, où cette journée doit toutefois être toujours la même autant que possible et choisie à l’avance. Osedea, de son côté, a offert à ses employé·e·s de s’absenter le mardi, le mercredi ou le jeudi dans un premier temps, avant de finalement établir lors d’un deuxième essai que ce serait le mercredi pour tout le monde. Le lundi et le vendredi ont été écartés d’emblée, puisque l’objectif n’était pas d’offrir une fin de semaine de trois jours. C’est l’inverse chez Montréal inc., où tou·te·s ont été en congé le vendredi pendant toute la durée de l’expérimentation et ce, pour allonger le weekend.

Le problème, en effet, réside dans les réunions. Impossible de réunir l’ensemble des troupes si chacun·e prend congé le jour qu’il ou elle souhaite ou si ce n’est pas planifié. C’est la même chose du point de vue des client·e·s: le service à la clientèle en serait forcément impacté si chacun·e s’absentait sans que la répartition du travail soit organisée en amont. Il importe donc de mettre en place des balises pour s’assurer qu’il n’y a pas de bris de service et que le travail d’équipe peut continuer.

Plusieurs options sont possibles, allant de la journée individuelle choisie à l’avance d’une petite équipe telle que Kolegz jusqu’à la journée décidée par l’employeur d’entreprises de plus grande taille comme MAIN ou Montréal inc.

Buffer est un exemple d’entre-deux: en effet, la journée de congé est choisie par chaque service et est la même pour tou·te·s les membres de ce service, sauf au service à la clientèle où les équipes alternent entre deux jours différents afin de pouvoir répondre aux besoins des client·e·s en tout temps. Osedea effectue également une rotation, puisqu’il a été choisi de travailler 9 jours sur 10. La moitié de l’équipe est donc en congé une semaine et l’autre moitié la semaine suivante.

Difficile, par conséquent, de satisfaire tout le monde et de s’adapter aux besoins parfois changeants de chacun·e. Les impératifs de la vie organisationnelle empêchent souvent une telle flexibilité. Il n’en demeure pas moins que vous pouvez consulter vos employé·e·s avant de prendre une décision qui aura un tel impact sur leur quotidien, afin de pouvoir si possible plaire au plus grand nombre.

Disponibilité

 
Dans le même ordre d’idées, vous pouvez choisir si l’employé·e est disponible pour ses pairs lors de sa journée de répit. Ainsi, la 5e journée peut être considérée comme :une journée-tampon, comme chez MAIN, où cette journée permet de travailler – ou non – sans avoir d’obligations ni d’appels;
une journée de disponibilité, comme chez Osedea, où l’employé·e est disponible pour répondre aux questions malgré son absence;
une journée de congé, comme chez Kolegz.

Plusieurs facteurs sont en prendre en compte: par exemple si l’employé·e est payé·e ou non lors de la journée de répit, ou encore si vous privilégiez l’absence de distractions cette journée-là. Ce qui importe, encore une fois, est que ce soit clair pour tou·te·s, y compris les client·e·s et les partenaires externes.

Stabilité

 
Marianne Lemay de Kolegz précise que dans son entreprise, le choix de la semaine de 4 jours doit être stable pendant 3 mois et que l’employeur doit être averti 2 mois à l’avance. Quoique ces paramètres ne soient pas obligatoires, il peut en effet être bon de prévoir un délai de planification ainsi qu’une période de stabilité, surtout s’il y a un impact sur le salaire ou sur l’organisation du travail.

Implantation

 
Plusieurs entreprises ont choisi de faire d’abord un essai de la semaine de 4 jours. Qu’elle soit d’un mois ou de trois, réitérée ou non, cette expérimentation a permis à ces organisations de tester les paramètres qu’elles ont privilégiés, de corriger le tir au besoin et de valider l’adhésion à une telle mesure flexible avant de l’implanter pour de bon.

Comment mesurer l’impact de la semaine de 4 jours

Que ce soit après une période d’essai ou en cours de route, il est essentiel de vous demander si l’expérience est bien adaptée à votre réalité et si elle répond à vos besoins. Vous pouvez valider plusieurs points:

    • Productivité
    • Revenus
    • Rendement
    • Taux de croissance
    • Organisation du travail
    • Priorités
    • Livrables
    • Volume de travail
    • Bénéfices
    • Irritants
    • Etc.

Vous pouvez établir avant l’implantation une série d’indicateurs clés que vous suivrez par la suite pour déterminer si la semaine de 4 jours a été une réussite à la hauteur de vos attentes. Par exemple, les dirigeants de Montréal inc. ont «été attentifs à [leur] capacité de livrer les projets et [ont] revu les priorités pour que tous puissent en profiter». Kolegz, de son côté, a opté pour une formule optionnelle plutôt qu’obligatoire en se rendant compte que la semaine de 4 jours ne convenait pas à tou·te·s.

Osedea s’est octroyé deux périodes d’expérimentation en corrigeant le tir lors de la deuxième. Les employé·e·s ont été sondé·e·s suite à la première phase et bien qu’elle ait eu lieu en plein hiver, les « indicateurs ont augmenté d’entre 5 et 15% dans trois catégories déterminante : le bonheur, le bien-être et la satisfaction», ce qui, selon Ivana Markovic, les a poussés à privilégier cet «investissement dans le bien-être de l’équipe, dans leur harmonie vie-travail, et une façon d’offrir la flexibilité et la place à de la créativité».

En résumé

 
Règle générale, les entreprises qui ont expérimenté la semaine de 4 jours ont vu le stress de leurs travailleur·se·s diminuer considérablement. La semaine de 4 jours est par ailleurs une mesure flexible qui favorise l’inclusion : en effet, son implantation permet à chacun·e de se concentrer sur ses besoins, quels qu’ils soient, et offre la possibilité de choisir un horaire qui convient davantage à chacun·e. Parents, proches-aidants, neurodivergent·e·s partagent le même besoin de flexibilité que la personne à risque d’épuisement professionnel ou l’individu qui veut mettre l’accent sur sa carrière; la semaine de 4 jours peut alors répondre à un besoin réel et permettre à chacun de s’adapter plus facilement.

Cela dit, il s’agit d’un choix qui a un impact majeur sur vos opérations et qui doit être planifié minutieusement afin que les avantages dépassent les inconvénients. Comme MAIN le rappelle, il faut « accepter collectivement de remettre à la semaine prochaine tout ce que nous n’avons pas réussi à faire, comme équipe et individuellement ». C’est un changement d’habitudes, mais c’est un changement qui en vaut la peine. N’attendez pas la semaine des 4 jeudis pour adopter la semaine de 4 jours!

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