22 juin 2020 Dans Inclusion Par URelles

5 conseils pour mener des vidéoconférences inclusives

vidéoconférences inclusives

Être en mode gestion de crise peut amener les organisations, même les mieux intentionnées, à tomber dans des dynamiques de partialité et d’exclusion. Les recherches montrent que, lorsque nous sommes stressé·es, nous nous fions souvent à notre instinct (qui est forcément biaisé), plutôt que de prendre des décisions axées sur des standards. Voici donc quelques conseils pour réussir à mener des vidéoconférences inclusives.

Mener une réunion virtuelle n’est pas la même chose que mener une réunion en présentiel. Il y a des subtilités qui sont peu perceptibles et qui rendent la communication plus délicate. Par exemple, les femmes ont souvent la volonté de ne pas prendre trop de place, donc elles seront souvent plus succinctes dans leur façon de parler. Cette tendance est exacerbée lors de vidéoconférences où on ne peut pas lire le non-verbal de nos collègues et donc on ne sait pas si leur intérêt vis-à-vis de nos propos est là. Il devient plus difficile de savoir combien de temps parler, quand s’arrêter avant de laisser parler quelqu’un d’autre ou quand quelqu’un d’autre veut intervenir.

Voici donc quelques conseils pour mener des vidéoconférences inclusives.

1. Laisser un moment à tout le monde pour tester la technique

La startup Buffer a des employé·es situé·es dans le monde entier. Ils.elles télétravaillaient bien avant la pandémie. Ils.elles font souvent une répétition avant la vidéoconférence pour tous celles.ceux qui partageront leur écran ou parleront. Chacun peut alors tester son wifi, le partage d’écran et tout fichier audio ou vidéo qu’il.elle pourrait partager.

2. Soyez expressif·ve

Adoptez une gestuelle plus explicite dans les vidéoconférences pour compenser la diminution du non-verbal. On aura l’impression de trop exagérer, mais l’impact sera juste à la fin. Faites de grands sourires, hochez votre tête franchement lorsque vous êtes d’accord, mimez d’applaudir quand vous êtes complètement de l’avis de l’autre.

3. Engagez votre audience

Poser des questions spécifiques à chacun·e des participant·es à la réunion afin que chacun·e ait la possibilité de s’exprimer et de se sentir inclus·es dans la discussion. C’est tellement facile de se sentir superficiel et «en trop» lors d’une réunion avec plusieurs dizaines de personnes, surtout en virtuel. Ce qui nous amène à notre point suivant.

4. Faites des réunions plus petites

En virtuel, les gens peuvent se sentir détachés. Ils peuvent sembler détachés et absents. Les voix se perdent, surtout celles des personnes qui ont tendance à être plus introverties. Ces problèmes ne font que s’amplifier à mesure que la taille des réunions augmente. Si c’est possible, organisez des réunions en petit comité.

5. Brainstormez silencieusement par écrit

En encourageant les personnes à brainstormer silencieusement, d’abord, on permet à plusieurs personnes d’exprimer leurs idées en même temps. Au lieu d’entendre un·e participant·e à la fois et de répondre à chacun·e, plusieurs voix peuvent être «entendues» grâce à ce style de brainstorming écrit. En outre, comme le brainstorming écrit peut être effectué de manière anonyme, il y a moins de filtrage des idées et donc de biais, ce qui permet aux participant·es d’écrire leurs contributions avec moins de crainte de jugement.